Vous avez confirmé le nombre de vos invités. Vous avez trouvé votre lieu. Et maintenant, il faut décider combien de tables et de chaises louer. C'est une question qui paraît simple en surface, mais qui cache pas mal de pièges. Voici comment calculer juste.
La formule de base : partir de vos convives
La première étape est la plus logique : vous partez du nombre de personnes qui viendront. C'est votre point de départ. Mais contrairement à ce qu'on imagine, ce n'est pas aussi simple que "100 convives = 100 chaises".
La raison ? Tout dépend de comment vous allez organiser votre événement. Un repas assis autour de tables classiques, ce n'est pas la même chose qu'un cocktail dînatoire où les gens sont debout. Et ce n'est pas la même chose non plus qu'un buffet avec quelques assises disséminées.
Commençons par le principe fondamental : le nombre de chaises, c'est le nombre de convives confirmés, plus une petite marge pour les imprévus. Comptez habituellement 5 à 10% supplémentaires. Si vous attendez 80 invités, visez 85 à 90 places. Pourquoi ? Parce qu'il y a toujours quelques personnes qui se rajoutent à la dernière minute (accompagnants non confirmés au départ, famille lointaine qui change d'avis, amis proches du couple pour un mariage) ou un pied cassé qui rend la chaise inutilisable. Mieux vaut avoir quelques places vides que de dire à quelqu'un « désolé, il n'y a plus de place ».
Maintenant, la vraie question : combien de tables pour accueillir ces chaises ? C'est là que ça devient intéressant.
Pour compléter votre préparation, n'hésitez pas à consulter les différents modèles de chaises de banquet vous pourriez utiliser.
Adapter le nombre de tables selon votre format de repas
Repas assis : la configuration classique
Un repas formel, c'est le plus courant pour les mariages et les anniversaires importants. Vos convives sont assis autour de tables, un repas est servi, tout le monde reste à table pendant une bonne partie de la soirée.
Pour ce format, la taille standard de table change beaucoup de choses. Une table de 6 personnes ne prend pas la même place qu'une table de 10. Les tables rondes de 8 ou 10 personnes sont généralement les plus courantes, parce qu'elles permettent à chacun de discuter avec ses voisins sans avoir l'impression d'être sur une banquette de restaurant.
Si vous avez 80 convives, vous pouvez les distribuer sur 8 à 10 tables. Avec 100 convives, comptez 11 à 13 tables selon leur taille. L'intérêt des petites tables (6-8 personnes) ? Ça crée une meilleure dynamique sociale. Tout le monde peut participer à la conversation. C'est plus intime.
Mais attention : si vous avez une table d'honneur pour le couple lors d'un mariage, ou une table VIP pour un événement corporate, il faut la compter en supplément. C'est généralement une table de 6 à 8 personnes réservée à la famille ou aux dirigeants.
Cocktail dînatoire : beaucoup moins d'assises
Un cocktail dînatoire, c'est un format complètement différent. Les gens sont debout, circulent, mangent des petits fours et boivent. Pas de repas assis, pas de table principale. C'est beaucoup plus fluide et moins formel.
Dans ce cas, vous n'avez besoin que de chaises de secours – pour les personnes fatiguées, les plus âgées, les femmes en talons hauts. La règle générale pour ce format : comptez une chaise pour trois à quatre personnes qui restent debout. Si vous avez 100 convives, 25 à 30 chaises suffisent largement. En plus, vous aurez besoin de quelques tables hautes pour que les gens puissent poser leurs verres et leurs assiettes, mais ces tables hautes occupent beaucoup moins de place que des tables de repas.
Format buffet : un intermédiaire
Un buffet, c'est quand les gens se servent eux-mêmes du repas, mais ils s'assoient pour manger. C'est un bon compromis entre le cocktail et le repas formel.
Pour ce format, vous pouvez réduire le nombre de tables par rapport à un repas assis traditionnel. Pourquoi ? Parce qu'il y a moins de « temps mort » – les gens ne restent pas assis toute la soirée. Ils se lèvent, se servent, reviennent. Comptez une place assise pour environ deux personnes. Avec 100 convives, 50 places s'avèrent généralement suffisantes, complétées par des tables hautes ou debout pour les apéritifs et la fin de soirée.
Tenir compte de votre espace réel
C'est là que beaucoup de gens se trompent. Ils calculent le nombre de chaises correctement, mais ils oublient que les chaises doivent tenir dans le lieu, et avec suffisamment d'espace pour circuler.
Un standard dans l'industrie événementielle, c'est de prévoir entre 1,2 et 1,8 mètre carré par personne, selon le format et votre confort. Pour un repas assis classique, comptez plutôt 1,5 mètre carré par personne – cela comprend la place à table, plus de l'espace pour circuler, pour que les serveurs passent, pour que vos invités puissent se lever sans écraser leur voisin.
Pour un cocktail, 0,7 à 1 mètre carré suffit, puisque les gens sont debout et circulent. Pour un buffet, 1 à 1,2 mètre carré.
Concrètement, si votre salle fait 150 mètres carrés et que vous accueillez 100 convives en repas assis, vous aurez de la place confortable. Si votre salle fait 100 mètres carrés pour les mêmes 100 convives, ce sera serré. Vous pourrez peut-être le faire, mais l'ambiance risque d'être un peu étouffante.
C'est pour ça qu'il faut vraiment visiter votre lieu avec vos mesures en tête. Mieux encore, certains loueurs de tables peuvent venir sur place et vous montrer précisément comment les tables s'arrangent dans votre espace.
Les éléments qui changent tout le calcul
Plusieurs variables peuvent impacter votre calcul final. Un mariage avec une dancefloor, par exemple, ce n'est pas la même configuration qu'un anniversaire sans musique dansante. Une table de cocktails à côté de la scène, c'est de la place perdue pour les tables de repas.
Si vous avez une scène ou une piste de danse, réduisez votre espace disponible pour les tables de 15 à 20%. Si vous avez un bar central ou une zone photo, pareil. Si vous attendez beaucoup d'enfants, vous devriez peut-être prévoir une table enfants séparée, ce qui veut dire une table supplémentaire.
Il y a aussi l'accès pour les prestataires. Votre traiteur a besoin de pouvoir passer entre les tables pour servir. Votre photographe a besoin d'un angle de vue. Les toilettes doivent rester accessibles. Tout ça crée des zones « sans table » dans votre lieu.
Pensez également aux sacs et vêtements. Si c'est l'hiver ou la pluie, vos invités voudront poser leurs manteaux quelque part. Certains lieux ont un vestiaire, d'autres non. S'il n'y en a pas, prévoyez une ou deux tables juste pour ça.
Trois exemples pour bien comprendre
Prenons un mariage de 80 convives. Vous avez trouvé une salle de 200 mètres carrés. Vous voulez un repas assis traditionnel, avec un petit dancefloor. Calcul : 80 convives + 6 imprévus = 86 places. Format repas assis, donc vous divisez par 8 (taille standard) = 11 tables. Plus une table d'honneur = 12 tables au total. Vous commanderez 100 chaises.
Maintenant, un anniversaire de 120 personnes en cocktail dînatoire. Lieu spacieux, terrasse de 300 mètres carrés. Format debout, donc vous faites 120 ÷ 4 = 30 chaises. Vous aurez aussi 4 à 5 tables hautes pour que les gens puissent poser leurs verres. Espace d'aisance total : 1 mètre carré par personne, ce qui donne 120 mètres carrés utilisés. Vous avez 180 mètres carrés libres pour circuler. Parfait.
Enfin, un événement corporate de 200 personnes en buffet. Salle de 250 mètres carrés. Format buffet, donc vous faites 200 ÷ 2 = 100 places assises. Ce qui représente 200 × 1,1 mètre carré = 220 mètres carrés. C'est serré, mais jouable si vous enlevez un peu de marge et qu'on y va. Vous pourrez ajouter quelques tables hautes pour l'apéritif avant le buffet.
Les erreurs à éviter
L'erreur classique numéro un : calculer juste le nombre de chaises sans penser à la circulation. Vous finissez avec 100 chaises qui occupent tout l'espace, et voilà – impossible de marcher.
L'erreur numéro deux : oublier les imprévus. Vous confirmez 80, vous louez 80 chaises. Et 5 personnes s'ajoutent. C'est la panique.
L'erreur numéro trois : mélanger les formats sans adapter. Vous dites « 100 personnes » au loueur. Vous pensez cocktail, il pense repas assis. Résultat : il vous propose 13 tables, alors qu'il vous aurait proposé seulement 25 chaises pour un cocktail.
L'erreur numéro quatre : négliger votre lieu. « Oh, ma salle, elle fait 150 mètres carrés, ça suffira pour 150 personnes ». Non. À ce ratio, c'est très serré.
Comment commander en toute confiance
Avant de contacter un loueur, préparez clairement votre demande. Vous avez besoin de dire : combien de convives, quel format (assis, debout, buffet), la surface de votre lieu, et éventuellement les éléments spéciaux (dancefloor, bar, scène).
Un loueur sérieux vous posera ces questions s'il voit que c'est flou. Et franchement, c'est bon signe. C'est quelqu'un qui pense à bien faire les choses, pas quelqu'un qui vous envoie simplement la plus grande commande possible.
Certains loueurs peuvent même venir sur place et vous montrer comment les tables s'organisent. Si vous avez un peu de budget, c'est une bonne dépense. Ça vous évitera des déceptions.
Pensez aussi au style des tables et chaises. Classiques, modernes, chic, colorées... Ça dépend de votre ambiance. Un loueur peut vous montrer différentes options. Prenez le temps de visualiser comment ça rendra dans votre salle.
Ces articles pourraient aussi vous aider :