Le baptême de votre enfant approche et vous souhaitez organiser une réception digne de ce nom pour célébrer cet événement avec vos proches. Entre la famille, les amis et les parrains-marraines, vous prévoyez d'accueillir une cinquantaine d'invités. Mais voilà : acheter tout le matériel nécessaire représenterait un budget considérable, sans compter l'espace de stockage requis après l'événement.
La location de matériel s'impose comme la solution idéale pour organiser un baptême réussi sans compromettre votre budget ni encombrer votre domicile. Que vous receviez dans votre jardin, en salle des fêtes ou dans tout autre lieu, disposer du bon équipement fait toute la différence entre une réception improvisée et un événement mémorable.
Dans ce guide complet, nous vous présentons la liste exhaustive du matériel à louer pour votre baptême : du mobilier à la décoration, en passant par la vaisselle et les équipements spécifiques. Vous découvrirez également des estimations budgétaires pour planifier sereinement votre réception.
Pourquoi louer du matériel pour un baptême ?
La location de matériel événementiel s'est démocratisée ces dernières années, et pour cause : elle présente de nombreux avantages pour l'organisation d'un baptême.
Des économies substantielles : Acheter l'ensemble du matériel nécessaire pour accueillir 50 à 100 personnes représente un investissement de plusieurs milliers d'euros. À l'inverse, la location vous permet d'accéder à du matériel professionnel pour une fraction de ce coût, généralement entre 300 et 1500€ selon vos besoins. Un calcul simple : un lot de 100 assiettes de qualité coûte environ 200€ à l'achat, contre 30 à 50€ en location pour un week-end.
Un gain de place considérable : Où stockez 50 chaises, 8 tables, 150 assiettes et tous les accessoires après l'événement ? La location élimine cette problématique. Le matériel est livré avant la réception et récupéré après, sans encombrer vos espaces de rangement pendant des mois, voire des années.
Une qualité professionnelle garantie : Les loueurs proposent du matériel en excellent état, régulièrement renouvelé et conforme aux normes de sécurité. Vous bénéficiez de la même qualité que celle utilisée par les professionnels de l'événementiel, avec des chaises confortables, de la belle vaisselle et des nappes impeccables.
Une flexibilité totale : Vous hésitez entre 60 et 80 invités ? Avec la location, vous pouvez ajuster vos quantités jusqu'au dernier moment, moyennant les délais de votre prestataire. Vous pouvez également tester différentes configurations (tables rondes vs rectangulaires) selon l'espace disponible.
Des services inclus qui simplifient l'organisation : La plupart des loueurs proposent la livraison, le montage (pour les structures comme les barnums) et la récupération du matériel. Certains acceptent même de reprendre la vaisselle sale, vous épargnant des heures de nettoyage après la fête. Ces services complémentaires transforment radicalement l'expérience d'organisation et vous permettent de profiter pleinement de ce moment en famille.
Pour approfondir tous les aspects de l'organisation, consultez notre guide complet sur l'organisation d'un baptême.
Le mobilier indispensable à louer
Tables et chaises
Plusieurs options s'offrent à vous selon l'ambiance souhaitée et l'espace disponible :
Les tables rondes de 150 à 180 cm de diamètre accueillent confortablement 8 à 10 personnes et favorisent la convivialité. Elles sont idéales pour un repas assis dans un jardin spacieux ou une salle polyvalente. Prévoyez environ 5 à 6 tables rondes pour 50 invités, en comptant une table supplémentaire pour le buffet.
Les tables rectangulaires (180 x 80 cm ou 200 x 80 cm) conviennent particulièrement aux espaces étroits ou lorsque vous souhaitez créer de grandes tablées familiales. Plus économiques en termes de location, elles optimisent également l'espace. Comptez une table rectangulaire pour 6 à 8 personnes.
Les tables cocktail (hautes, avec un diamètre de 60 à 80 cm) sont parfaites pour un vin d'honneur ou pour créer des espaces de circulation où les invités peuvent discuter debout. Prévoyez une table cocktail pour 4 à 5 personnes lors d'un cocktail dinatoire.
Concernant les chaises, plusieurs styles sont disponibles :
- Les chaises classiques pliantes : économiques et pratiques, parfaites pour un événement en extérieur décontracté
- Les chaises Napoleon (ou Chiavari) : élégantes avec leur dossier ajouré, elles apportent une touche chic à votre réception
- Les chaises rembourrées : confortables pour un repas qui s'éternise, idéales si vous recevez des personnes âgées
N'oubliez pas de louer 15 à 20% de chaises supplémentaires par rapport au nombre d'invités confirmés pour pallier les imprévus et disposer de sièges d'appoint.
Les housses de chaises et les nœuds décoratifs transforment instantanément des chaises basiques en éléments de décoration raffinés. Comptez 1,50 à 3€ par housse en location, un investissement qui change radicalement l'esthétique de votre réception.
Mobilier d'appoint
Au-delà des tables et chaises principales, plusieurs éléments complémentaires s'avèrent indispensables :
Les barnums et tentes deviennent essentiels si vous organisez votre baptême en extérieur. Même par beau temps, ils protègent du soleil et d'une averse imprévue. Un barnum de 4x6m couvre environ 24m² et accueille confortablement 20 à 25 personnes assises. Pour 50 invités, prévoyez deux structures de cette taille ou un barnum de 6x12m. Les côtés amovibles permettent de fermer la structure en cas d'intempéries ou de fraîcheur en soirée. Pour plus de détails, consultez notre guide sur la location de tentes et barnums pour événements.
Les mange-debouts (tables hautes) créent des espaces de circulation dynamiques, particulièrement appréciés pendant le vin d'honneur. Ils permettent aux invités de poser leur verre tout en discutant debout. Comptez un mange-debout pour 4 à 5 personnes pendant la phase cocktail.
Les tables buffet (généralement de 180 à 240 cm de longueur) sont indispensables pour présenter les plats. Prévoyez au minimum deux tables : une pour les entrées et plats principaux, une autre pour les desserts et la pièce montée. Pour un buffet généreux, comptez 1 mètre linéaire de table pour 10 à 12 invités.
Un vestiaire ou des porte-manteaux s'imposent si votre baptême a lieu en automne ou en hiver. Les invités apprécieront de ne pas encombrer leur chaise avec leur manteau. Prévoyez un porte-manteau pour 15 à 20 personnes.
Vaisselle et arts de la table : liste complète
Vaisselle de base
Pour chaque convive, vous devrez prévoir plusieurs types d'assiettes selon le menu :
- Assiettes plates (26-28 cm) pour le plat principal : 1 par personne minimum, 1,5 si vous servez plusieurs plats chauds successifs
- Assiettes creuses (23-24 cm) si vous proposez une soupe ou un plat en sauce : 1 par personne
- Assiettes à dessert (20-22 cm) pour le fromage et les douceurs : 1,5 par personne (certains invités se resserviront)
- Assiettes à pain (15-17 cm) : 1 par personne pour une présentation soignée
Les couverts doivent être prévus en conséquence :
- Fourchettes de table, couteaux et cuillères à soupe : 1,5 jeu par personne
- Fourchettes et couteaux à dessert : 1 par personne
- Petites cuillères pour le café : 1 par personne
- Couverts de service (louches, cuillères de service, pinces) : prévoir un jeu complet pour chaque plat du buffet
Concernant les verres, la règle standard impose :
- Verres à eau (25-30 cl) : 2 par personne (changement à mi-repas)
- Verres à vin (20-25 cl) : 1,5 par personne si vous servez du vin
- Flûtes à champagne (12-15 cl) : 2 par personne (apéritif + dessert)
- Verres pour enfants (plus petits et incassables) : prévoir selon le nombre d'enfants
Les tasses et soucoupes pour le café clôturent le repas : comptez 1 tasse par adulte, sachant que 70 à 80% de vos invités prendront un café.
Calcul pratique pour 50 invités :
- 75 assiettes plates
- 50 assiettes creuses (si soupe)
- 75 assiettes à dessert
- 50 assiettes à pain
- 75 fourchettes, 75 couteaux, 50 cuillères à soupe
- 100 verres à eau, 75 verres à vin, 100 flûtes à champagne
- 40 tasses à café
Ajoutez systématiquement 10 à 15% de marge pour pallier la casse éventuelle ou les besoins imprévus.
Linge de table
Le linge transforme des tables ordinaires en tables de fête. Il participe pleinement à l'ambiance et au thème de votre baptême.
Les nappes doivent être choisies selon les dimensions de vos tables. Pour une table ronde de 150 cm, optez pour une nappe de 270 cm de diamètre qui retombera élégamment jusqu'au sol. Pour une table rectangulaire de 180x80 cm, une nappe de 240x140 cm offre un tombé de 30 cm de chaque côté. Privilégiez des nappes en tissu (polyester ou coton) plutôt qu'en papier pour une réception élégante. Le blanc immaculé reste la valeur sûre, mais vous pouvez opter pour des couleurs pastel (bleu ciel, rose poudré, blanc cassé) selon le thème du baptême.
Les serviettes en tissu (40x40 cm) apportent une touche de raffinement. Comptez 2 serviettes par personne : une pour le repas, une pour le dessert. Vous pouvez les coordonner avec les nappes ou jouer sur les contrastes avec des serviettes colorées sur nappes blanches.
Les chemins de table (largeur 30 à 40 cm) ajoutent une dimension décorative en créant un axe central coloré ou texturé sur vos tables. Ils permettent aussi de protéger la nappe des éclaboussures près des plats de service. Un chemin de table en lin naturel avec dentelle s'accorde parfaitement à l'univers d'un baptême.
Les sets de table constituent une alternative économique aux grandes nappes, particulièrement adaptés si vos tables sont déjà esthétiques (bois brut, par exemple). Comptez 1 set par convive, avec 10% de marge.
Matériel de service
La présentation du buffet nécessite du matériel spécifique qui met en valeur vos préparations culinaires.
Les plats de service ovales (35 à 45 cm) et rectangulaires (30x40 cm) présentent vos entrées froides, charcuteries et fromages. Prévoyez un plat pour 8 à 10 personnes.
Les saladiers de différentes tailles (de 2 à 6 litres) accueillent vos salades composées et crudités. Comptez un saladier de 4 litres pour 12 à 15 personnes.
Les corbeilles à pain (en osier ou en tissu) disposées sur chaque table permettent à chacun de se servir facilement. Une corbeille pour 8 à 10 personnes suffit.
Les carafes (1 à 1,5 litre) pour l'eau sont indispensables : prévoyez une carafe pour 6 à 8 personnes, soit 6 à 8 carafes pour 50 invités.
Les soupières ou légumiers avec couvercle maintiennent vos plats chauds à bonne température lors d'un service à table. Leur présentation soignée ajoute une dimension traditionnelle et conviviale.
N'oubliez pas les présentoirs à gâteaux (sur pied) qui mettront en valeur votre pièce montée ou vos desserts. Un présentoir à étages crée du volume et de la hauteur sur la table de desserts.
Équipement de réception et service
Matériel de cuisson et maintien au chaud
Si vous préparez vous-même certains plats ou faites appel à un traiteur sans service complet, ces équipements deviennent indispensables.
Les réchauds fonctionnant avec des bougies ou du gel combustible maintiennent vos plats à température idéale pendant plusieurs heures. Prévoyez un réchaud par plat chaud au buffet. Les modèles professionnels peuvent maintenir une température de 60 à 70°C pendant 2 à 3 heures.
Les chafing-dishes (ou plats à réchauffer) sont des bacs en inox avec couvercle, posés sur un support avec réchaud intégré. Ils sont parfaits pour un buffet en libre-service et donnent un aspect professionnel à votre présentation. Un chafing-dish standard (9 litres) contient 30 à 40 portions. Pour 50 invités, prévoyez 2 à 3 chafing-dishes selon votre menu.
La fontaine à chocolat enchante particulièrement les enfants et ajoute une animation gourmande à votre buffet de desserts. Comptez 1 kg de chocolat pour 20 à 25 personnes. Les fontaines à 3 ou 4 étages créent un effet spectaculaire et permettent de tremper fruits frais, guimauves et biscuits.
Une machine à café professionnelle devient essentielle si vous recevez plus de 30 personnes. Les machines à café domestiques ne suffisent pas pour servir rapidement l'ensemble de vos invités. Les percolateurs de 50 à 100 tasses permettent de préparer et maintenir au chaud de grandes quantités de café.
Matériel de bar
L'espace bar, souvent négligé, mérite une attention particulière pour un service fluide des boissons.
Les verres à cocktail diversifiés (verres à martini, tumblers, verres highball) permettent de proposer des boissons variées lors du vin d'honneur. Si vous prévoyez un cocktail dinatoire, comptez 3 à 4 verres par personne (changement régulier).
Les seaux à champagne sur pied maintiennent vos bouteilles au frais avec élégance. Prévoyez un seau pour 2 à 3 bouteilles. Pour 50 invités (environ 20 bouteilles de champagne pour l'apéritif et le dessert), 8 à 10 seaux suffisent.
Un bar mobile ou comptoir de bar structure l'espace boissons et facilite le service, qu'il soit assuré par un professionnel ou en libre-service. Les modèles pliants s'installent en quelques minutes et offrent un plan de travail de 180 à 240 cm, idéal pour disposer bouteilles, verres et accessoires.
Les fontaines à boissons (3 à 8 litres) permettent de servir en libre-service jus de fruits, eau aromatisée ou cocktails sans alcool. Elles évitent les allers-retours constants et décorent joliment la table des boissons. Comptez une fontaine pour 15 à 20 personnes.
Matériel frigorifique
Par temps chaud ou simplement pour stocker de grandes quantités, le matériel frigorifique devient indispensable.
Les réfrigérateurs d'appoint type vitrine (120 à 200 litres) gardent boissons et denrées au frais. Un réfrigérateur de 150 litres stocke environ 80 à 100 bouteilles de 33cl. Pour 50 invités par temps chaud (3 à 4 boissons par personne), un réfrigérateur de 200 litres s'impose.
Les glacières professionnelles (type bac isotherme de 80 à 150 litres) maintiennent les boissons fraîches pendant 8 à 12 heures avec de la glace. Plus économiques que les réfrigérateurs électriques, elles conviennent parfaitement pour un événement en extérieur sans accès à l'électricité.
Prévoyez également des seaux à glace (petits seaux individuels de 3 à 5 litres) disposés sur les tables ou près du bar pour que chacun puisse rafraîchir sa boisson. Comptez un seau pour 2 à 3 tables.
Décoration à louer pour un baptême réussi
Éléments décoratifs thématiques
L'arche de ballons constitue un élément fort de votre décoration, parfait pour créer un point photo ou délimiter l'entrée de votre espace de réception. Les arches organiques (avec ballons de tailles variées et branchages) sont particulièrement tendance. Une arche de 2,50m de haut sur 3m de large crée un impact visuel immédiat. Privilégiez des couleurs douces (blanc, doré, pastel) pour un baptême. Comptez entre 150 et 300€ pour la location et l'installation d'une arche.
Les colonnes décoratives (en plâtre, carton ou ballons) encadrent élégamment l'entrée ou la table d'honneur. Les colonnes lumineuses LED créent une ambiance féerique en soirée. Une paire de colonnes de 1,50m suffit pour structurer l'espace.
Les présentoirs à dragées et bonbonnières ajoutent une touche gourmande et décorative. Les candy bars avec étagères à plusieurs niveaux, bocaux en verre et jolies pinces invitent les invités à se servir en libre-service. Un présentoir de 120 cm de large accueille 8 à 10 bocaux différents. Ces présentoirs font également office de cadeaux pour les invités qui peuvent emporter des dragées.
Une fontaine lumineuse ou fontaine décorative (sans eau, type fontaine de lumières LED) apporte une dimension féérique, particulièrement appréciée lors des baptêmes. Les fontaines de 80 à 120 cm de haut diffusent une lumière douce et changeante.
Le livre d'or sur son support (chevalet, pupitre ou table dédiée) permet aux invités de laisser un message pour l'enfant. Les modèles avec arbre à empreintes digitales rencontrent un grand succès : chaque invité appose son empreinte colorée pour former les feuilles d'un arbre. Ce souvenir personnalisé sera précieusement conservé.
Éclairage et ambiance
Les guirlandes lumineuses créent une ambiance chaleureuse et romantique. Les guirlandes guinguette (avec grosses ampoules espacées) suspendues au-dessus des tables ou en croisillons sous un barnum donnent un charme fou à votre réception. Comptez 10 à 15 mètres de guirlandes pour couvrir un espace de 30m². Les modèles à LED consomment peu et ne chauffent pas, idéal pour une utilisation prolongée.
Les lampions en papier (20 à 40 cm de diamètre) suspendus à différentes hauteurs apportent une touche poétique, particulièrement adaptée à l'univers du baptême. Mélangez différentes tailles et teintes coordonnées (blanc, ivoire, pastel) pour créer du relief. Prévoyez 15 à 20 lampions pour un espace de 40m².
Les bougies LED (piliers, photophores, bougies flottantes) offrent l'ambiance des vraies bougies sans risque d'incendie, particulièrement important avec des enfants. Disposées en nombre sur les tables et autour de l'espace, elles créent une atmosphère intimiste à la tombée de la nuit. Comptez 3 à 5 bougies LED par table.
Les projecteurs d'ambiance (type PAR LED) permettent de colorer vos murs, votre barnum ou vos éléments architecturaux. Un éclairage bleu ciel ou rose poudré renforce le thème du baptême. Quatre projecteurs orientés vers les quatre coins de votre espace suffisent à créer une belle ambiance colorée.
Éléments de décoration de table
Les centres de table peuvent prendre différentes formes : compositions florales, lanternes avec bougies, arrangements de ballons miniatures, ou créations thématiques (petites montgolfières, nuages suspendus, anges). La hauteur idéale se situe entre 25 et 35 cm pour ne pas gêner la conversation entre convives. Pour les tables d'honneur, vous pouvez opter pour des centres plus hauts et spectaculaires (50 à 70 cm).
Les vases (cylindriques, boules, soliflores) accompagnent vos compositions florales. Les vases en verre transparent s'adaptent à tous les styles. Pour un baptême, les vases remplis d'eau avec une bougie flottante et quelques pétales créent un effet simple mais élégant. Comptez un vase central pour les tables rondes, ou 3 vases alignés pour les tables rectangulaires.
Les chandeliers (candélabres de 40 à 80 cm) apportent une dimension élégante et sophistiquée. Les chandeliers argentés ou dorés avec bougies blanches créent une atmosphère raffinée. Les modèles à 3 ou 5 branches offrent plus d'impact visuel. Attention à choisir des chandeliers avec une base stable pour éviter tout accident.
Les porte-noms (chevalets, pinces, supports originaux) ajoutent une touche personnalisée et facilitent l'installation de vos invités. Les porte-noms thématiques (petits anges, colombes, nuages) renforcent l'univers du baptême. Vos invités pourront repartir avec comme petit souvenir.
Pour des idées complètes de décoration selon différents thèmes et palettes de couleurs, consultez notre article Idées décoration baptême : thèmes et couleurs.
Équipements pour accueillir les enfants
Les chaises hautes pour bébés sont essentielles si vous accueillez des tout-petits de 6 mois à 3 ans. Privilégiez des modèles avec plateau amovible et harnais de sécurité. Renseignez-vous auprès de vos invités sur le nombre d'enfants en bas âge et prévoyez une chaise haute par bébé. Les modèles pliants facilitent le stockage et l'installation.
Une table et des chaises enfants créent un espace dédié où les plus jeunes (3 à 10 ans) peuvent manger ensemble. Les enfants apprécient généralement d'avoir leur propre table plutôt que d'être dispersés entre les adultes. Décorez cette table avec une nappe colorée et une vaisselle spécifique (assiettes avec dessins, gobelets colorés).
Les jeux et animations louables incluent des châteaux gonflables (pour l'extérieur), des structures gonflables type parcours ou toboggan, des jeux en bois géants (Jenga, puissance 4), ou encore des tapis de jeu pour les plus petits. Un château gonflable de 3x4m occupe jusqu'à 15 enfants simultanément et assure plusieurs heures de divertissement. Vérifiez toujours les normes de sécurité et la présence d'un système de filtration et gonflage continu.
La vaisselle adaptée incassable pour les enfants évite la casse et rassure les parents. Les assiettes, verres et couverts en plastique dur ou en mélamine colorés sont pratiques et attractifs. Comptez un service complet par enfant, avec 30% de marge pour les petits accidents.
N'oubliez pas un meuble à langer portable si votre lieu de réception ne dispose pas d'installations adaptées. Les tables à langer pliantes avec matelas intégré sont compactes et pratiques.
Pour aller plus loin dans l'animation des enfants présents, découvrez nos Animations pour baptême.
Les indispensables auxquels on ne pense pas
Les poubelles et sacs-poubelle sont absolument indispensables mais rarement intégrés dans la liste initiale. Comptez une poubelle pour 15 à 20 personnes. Ajoutez des poubelles de tri si vous souhaitez faciliter le recyclage (verre, plastique, tout-venant).
Les porte-manteaux sur pied ou vestiaires mobiles deviennent vitaux pour les baptêmes d'automne et d'hiver. Un porte-manteau standard accueille 15 à 20 manteaux. Vous éviterez ainsi que les chaises disparaissent sous les vêtements.
Le chauffage d'appoint peut sauver votre réception si les températures sont fraîches. Les parasols chauffants (type champignon) diffusent une chaleur agréable sur un rayon de 2 à 3 mètres. Comptez un chauffage pour 15 à 20 personnes en extérieur.
À l'inverse, les ventilateurs (sur pied ou brumisateurs) rafraîchissent l'atmosphère lors des baptêmes estivaux. Les ventilateurs brumisateurs extérieurs abaissent la température ressentie de 5 à 8°C. Un ventilateur pour 20 à 25 personnes assure un minimum de confort. Pensez également aux parasols déportés pour créer des zones d'ombre.
Les rallonges électriques et multiprises sont souvent négligées jusqu'au moment de brancher réfrigérateur, machine à café, sono et éclairage. Prévoyez 3 à 4 rallonges de 10 à 25 mètres selon la distance entre vos équipements et les prises électriques.
Le matériel sono (micro, enceintes, lecteur) permet de diffuser une playlist d'ambiance, de faire des annonces (traditionnel discours des parrains et marraines) ou de proposer des animations musicales.
Les panneaux d'accueil et signalétique guident vos invités, particulièrement si votre réception se déroule dans un lieu difficile d'accès (propriété privée, gîte rural). Un chevalet avec panneau "Baptême de [Prénom]" et une flèche directionnelle à l'entrée du chemin simplifie l'arrivée des retardataires. À l'intérieur, des panneaux discrets peuvent indiquer les toilettes, l'espace enfants ou le vestiaire.
Budget location matériel baptême : nos estimations
Établir un budget précis pour la location de matériel nécessite de prendre en compte de nombreux facteurs : le nombre d'invités, le type de réception (cocktail, repas assis, buffet), la durée de location et les services associés.
Grille tarifaire indicative
Voici des fourchettes de prix moyens constatés pour la location de matériel événementiel (tarifs pour un week-end) :
Mobilier :
- Chaise classique pliante : 1,50 à 3€/unité
- Chaise Napoleon : 3 à 6€/unité
- Housse de chaise + nœud : 1,50 à 3€/unité
- Table ronde 150-180cm : 15 à 30€/unité
- Table rectangulaire 180cm : 10 à 20€/unité
- Table cocktail : 8 à 15€/unité
- Barnum 3x3m : 80 à 150€
- Barnum 4x6m : 200 à 350€
Vaisselle et linge :
- Assiette (plate, creuse, dessert) : 0,50 à 1€/unité
- Couverts : 0,30 à 0,80€/pièce
- Verre : 0,40 à 1€/unité
- Tasse et soucoupe : 0,80 à 1,50€/unité
- Nappe en tissu : 8 à 20€/unité selon taille
- Serviette en tissu : 0,50 à 1€/unité
Équipement de service :
- Chafing-dish : 15 à 30€/unité
- Fontaine à chocolat : 50 à 100€
- Réfrigérateur vitrine : 80 à 150€
- Machine à café 50 tasses : 40 à 80€
Décoration :
- Arche de ballons (installation incluse) : 150 à 300€
- Guirlande lumineuse 10m : 20 à 40€
- Centre de table : 10 à 30€/unité
- Chandelier : 8 à 20€/unité
Forfaits selon nombre d'invités
Pour vous donner une vision globale, voici des estimations de budgets complets selon différentes configurations :
Forfait 30 personnes - Réception simple (jardin, buffet)
- Mobilier : 4 tables rondes + 35 chaises + 1 table buffet = 250€
- Vaisselle complète : 180€
- Linge de table : 100€
- Décoration de base : 150€
- Total : 680€
Forfait 50 personnes - Réception standard (barnum, repas assis)
- Mobilier : barnum 4x6m + 6 tables rondes + 60 chaises + 2 tables buffet + 4 mange-debouts = 550€
- Vaisselle complète avec service : 350€
- Linge de table : 180€
- Équipement service (réchauds, fontaine à chocolat, machine à café) : 200€
- Décoration moyenne : 300€
- Total : 1 580€
Forfait 100 personnes - Réception premium (tout inclus)
- Mobilier : barnum 6x12m + 12 tables rondes + 120 chaises Napoleon avec housses + 4 tables buffet + 8 mange-debouts = 1 200€
- Vaisselle complète premium : 700€
- Linge de table haut de gamme : 400€
- Équipement service complet : 400€
- Décoration élaborée (arche, éclairage, centres de table) : 600€
- Sono et éclairage d'ambiance : 250€
- Total : 3 550€
Ces estimations incluent généralement la livraison dans un rayon de 30 km, mais vérifiez toujours ce point avec votre prestataire. Les frais de livraison pour des distances plus importantes peuvent ajouter 50 à 150€ au total.
Services inclus et options payantes
La plupart des loueurs incluent dans leurs tarifs de base :
- La livraison et la récupération du matériel (dans un périmètre défini)
- Le remplacement gratuit en cas de casse accidentelle (dans certaines limites)
- Les conseils pour le calcul des quantités
En revanche, certains services font l'objet d'un supplément :
- Montage et démontage des structures (barnums, tentes) : 100 à 300€ selon la complexité
- Installation et dressage des tables : 150 à 400€ selon le nombre de tables et l'élaboration du dressage
- Nettoyage de la vaisselle après utilisation : 80 à 200€ (certains loueurs acceptent de reprendre la vaisselle sale moyennant ce supplément très pratique)
- Livraison express (moins de 48h avant l'événement) : supplément de 50 à 100€
- Location sur plusieurs jours : généralement, le tarif week-end couvre du vendredi au lundi. Pour une location plus longue, comptez 20 à 30% du tarif journalier par jour supplémentaire
Conseils pour optimiser son budget
Louer en lot plutôt que pièce par pièce : De nombreux loueurs proposent des forfaits "clé en main" pour un nombre de personnes donné. Ces packs coûtent généralement 15 à 25% moins cher que la location de chaque élément séparément.
Durée de location optimale : Le tarif week-end (généralement du vendredi matin au lundi matin) offre le meilleur rapport qualité/prix. Vous bénéficiez de 3 jours pour le prix d'1,5 jour.
Comparer : location vs achat ponctuel : Pour la vaisselle jetable de qualité (assiettes en carton rigide, verres réutilisables), comptez 3 à 5€ par personne pour un service complet, soit 150 à 250€ pour 50 invités. Cela peut sembler économique, mais la location de vraie vaisselle (environ 7€ par personne) offre un résultat infiniment plus élégant pour une différence de coût minime. De plus, la vaisselle jetable génère beaucoup de déchets. La location reste donc le meilleur compromis qualité/prix/écologie.
Négocier selon la saison : Les baptêmes se concentrent généralement entre mai et septembre. Si vous organisez votre réception hors saison (octobre à avril), n'hésitez pas à négocier une réduction. Les loueurs sont souvent plus flexibles sur les tarifs en période creuse et peuvent accorder 10 à 20% de remise.
